Точность — вежливость королей

Почти каждый из нас знает поговорку «Точность — вежливость королей». Однако не всем известно, что это всего лишь часть поговорки. Полностью это высказывание звучит так: «Точность — вежливость королей и долг всех добрых людей». Это высказывание французского короля  Людовика XIV фактически послужила причиной бурного развития этикета в Европе. С тех пор в обществе пунктуальность, точность и умелое обращение со своим и чужим временем ценились очень высоко.

В современном мире, когда деловые процессы и взаимоотношения достигли пика в своем развитии и проходят на огромных скоростях, тайм-менеджмент стал одним из самых важных бизнес-навыков. Что же дает нам умение управлять своим временем? Много достаточно влиятельных людей считают, что время является самым ценным нематериальным капиталом, который всегда находиться в дефиците. В этом время очень похоже на другой ценный человеческий ресурс – здоровье. Они являются ценнейшим богатством и, в то же время, значительной проблемой. Если человек не в состоянии управлять собственным временем, то он не сможет управлять ничем и никем другим.

Недавно проведенный опрос средименеджеров транснациональных корпораций показал, что из ста менеджеров:

• Лишь один имеет достаточно времени.
• Десятерым требуется на десять процентов больше времени.
• Сорока менеджерам нужно двадцать пять процентов дополнительного времени.
• Остальным не хватает пятидесяти процентов времени.

Ценность и истинное значение времени можно понять, искренне и честно ответив на следующие вопросы:

1. Как Вы обращаетесь со своим временем?
2. Хватает ли Вам времени?
3. Что означает для Вас время?
4. Сколько времени у Вас осталось?

Прямо сейчас Вы совершили первый шаг на пути к эффективному управлению своим временем. Подумайте, какой вопрос произвел на Вас самое сильное впечатление и довольны ли Вы своими ответами.   

Как часто Вы удивляетесь тому, что Ваш рабочий день прошел, а поставленные задачи так и не выполнены полностью? Чувствуете, как быстро бегут дни? Замечаете, что ничего не успеваете и дивитесь, куда это так быстро ушло время? Добавьте к этому ежедневный стресс и нагрузки и задумайтесь, не пора ли кардинально изменить эту ситуацию? Ведь стать более эффективным и работать меньше, а делать больше не такая уж и невыполнимая задача.

Полностью контролировать свое время нам мешают так называемые «Поглотители времени». Прежде чем приступить к решительной борьбе с ними, необходимо тщательно их изучить и определить, какие из «поглотителей времени» наиболее ярко проявляются лично у Вас:

1. Недостатки кооперации или разделения труда.
2. Отсутствие самодисциплины.
3. Нечеткая постановка цели.
4. Попытка слишком много сделать за один раз.
5. Чрезмерное чтение.
6. Плохое планирование трудового дня.
7. Отсутствие приоритетов в делах.
8. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
9. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.
10. Скверная система информации по проблемам Вашей профессиональной деятельности.
11. Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе).
12. Отрывающие от дел телефонные звонки.
13. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
14. Недостаточный контроль за перепорученными делами.
15. Незапланированные посетители.
16. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
17. Неспособность сказать «нет».
18. Спешка, нетерпение.
19. Неполная, запоздалая информация.
20. Длительные ожидания (например, условленной встречи).
21. Неумение довести дело до конца.
22. Желание знать все факты.
23. Отвлечение (шум).
24. Синдром «откладывания».
25. Затяжные совещания.
26. Чрезмерность деловых записей.
27. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
28. Излишняя коммуникабельность.
29. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь
30. Болтовня на частные темы.

Теперь, когда Вы внимательно изучили эти «поглотители времени», пора наметить план по борьбе с ними. Для удобства советуем Вам заполнить такую таблицу

• Мой «поглотитель времени»
• Причины, по которым этот «поглотитель» в моей жизни
• Что я могу сделать[br /] для устранения этого «поглотителя»

Вы наверняка заметили, что многие из вышеописанных «поглотителей времени» так или иначе связаны с правилами делового этикета и в их устранении следует не забывать о культуре делового общения.

Личная неорганизованность.

Этот «поглотитель» не только отнимает у Вас ценное время, но и ставит под удар Вашу репутацию и отношения с клиентами, коллегами и партнерами. Ведь неряшливая организация рабочего места, разбросанные по столу документы и личные вещи, невозможность быстро найти нужный документ и многое другое свидетельствуют о Вашей безответственности и легкомыслии. Хорошо известно, что идеальный порядок на столе, в портфеле, подготовленные деловые бумаги перед назначенной встречей свидетельствуют об уважении к партнеру, способствуют налаживанию контакта и созданию климата доверия. Поэтому хорошенько задумайтесь о том, как Ваши качества будут говорить окружающим о Вашем профессионализме и деловом успехе.

Отрывающие от дел телефонные звонки.

Многие бывали в такой ситуации, когда во время ответственного разговора, деловых переговоров или важных встреч внезапно раздается телефонный звонок, причем в самый неподходящий момент. Как же поступать  в таких ситуациях? Неписанное правило делового этикета гласит, что во время бизнес-переговоров телефон необходимо отключать. Если же специфика Вашей работы включает ситуации, когда Вы лично общаетесь с партнером и, в то же время, Вам очень часто звонят, старайтесь придерживаться следующих советов:

1. Извинитесь перед партнером, снимите телефонную трубку и только в самом крайнем случае, проведите деловую беседу по телефону, причем, предельно кратко.
2. Извинитесь перед партнером, снимите телефонную трубку, объясните звонящему, почему Вы не можете поговорить сейчас, запишите телефон звонящего и перезвоните сами, когда закончите личную беседу.
3. Извинитесь перед партнером, снимите трубку и попросите звонящего подождать у телефона, объяснив ситуацию. Обязательно скажите, сколько минут придется ждать, и спросите, есть ли у звонящего такая возможность.
4. Извинитесь перед партнером, снимите телефонную трубку и попросите звонящего перезвонить позже, объяснив ситуацию. Обязательно скажите, через сколько времени Вы будете готовы говорить.

Наконец, стоит иметь ввиду, что деловой партнер будет чувствовать свои значимость и Ваше уважительное отношение к нему, если Вы не станете прерывать Вашу беседу телефонными разговорами.

Затяжные совещания.

 Этот «поглотитель времени» является очень   распространенной проблемой в современных организациях. По данным социологического опроса американские менеджеры считают, что лишь пятнадцать процентов совещаний имели действительную пользу. Зачастую современные совещания затягиваются на несколько часов, в результате чего сотрудники подвергаются сильному стрессу, конфликтуют и не могут принять конструктивное решение.

Для проведения  эффективных совещаний и принятия рациональных бизнес-решений необходимо четко ставить цели, распределять роли участников, утвердить четкий регламент и стимулировать сотрудников к плодотворной совместной работе. Только тщательно спланированное и подготовленное совещание может дать необходимый результат.

Нечеткая постановка цели.

Если человек на ставит перед собой четкую цель и надеется на «авось», то вероятность успеха в любых его делах будет резко стремиться к нулю. От неорганизованности человека, который не продумывает свою цель, страдают также его партнеры – ведь они, как и человек, который не соизволил продумать цель, теряют драгоценное время. А время, как говориться, это деньги.

Длительные ожидания.

У немцев есть замечательная поговорка: «Того, кто опаздывает, наказывает жизнь». Опаздывать – значит, не уважать своих партнеров. Опаздывая, люди крадут чужое время, которое их коллеги и партнеры могли бы потратить с пользой для дела. Посягая на чужое время, мы не сможем укрепить свою репутацию и создать позитивный имидж.

Болтовня на частые темы.

Беседы о личной жизни и болтовня на такие важные темы как политика, спорт или искусство являются нормальной практикой во многих компаниях мира. Однако, чрезмерное увлечение этим занятием отнимает время как сотрудников, так и самой компании. Обсуждение вчерашнего футбольного матча может затянуться на несколько десятков минут, нарушив тем самым важные дела. Обсуждать вопросы, не связанные с работой следует во время обеденного перерыва.          

Для тотального контроля над своим временем и построения моста к личным и профессиональным успехам необходимо выработать в себе личные подходы к управлению временем. Конечно, следует при этом учитывать специфику Вашей деловой среды, личные биоритмы и особенности профессиональной деятельности. Также советуем Вам обратить внимание на такие рекомендации по управлению временем:

         Правила начала дня

1. Перепроверьте план дня.
2. Утром займитесь важными и сложными задачами.
3. Начинайте день с позитивным настроем.
4. Решив относительно простую задачу, создайте себе хорошее настроение.
5. Начинайте работу по возможности в одно и тоже время.

Правила, касающиеся хода дня

1. Рационально завершайте начатое.
2. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы.
3. Фиксируйте сроки выполнения заданий.
4. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию.
5. Контролируйте время и планы.
6. Резервируй для себя спокойное время (id:276 час) для важных, но не срочных дел.
7. Между серьезными делами делайте паузы.
8. Небольшие однородные задачи выполняйте сериями.
9. Избегайте незапланированных импульсивных действий.
10. Своевременно делайте паузы и соблюдайте размеренный темп работы.

       Правила завершения рабочего дня

1. Составляйте план на следующий день.
2. Осуществляйте контроль результатов и самоконтроль.
3.  Завершайте несделанное.
4. Отправляйтесь домой с хорошим настроением: для этого определите важнейшее позитивное событие дня.

Обращайтесь со своим временем как со своим здоровьем. Берегите этот ценный ресурс и уважайте время Ваших коллег, друзей и партнеров. Делайте так, чтобы не время проходило мимо Вас, а Вы проходили сквозь время! И помните, что точность — вежливость королей